Nivel nacional / asistente administrativo regional

Somos una organización independiente y sin ánimo de lucro afiliada a la Organización de Estados Americanos (OEA), con sede en Washington D.C. Fundada en 1962, hemos estado operando de manera continua en Colombia desde el año 2000. Nuestro compromiso ha sido apoyar el crecimiento y fortalecimiento de personas y comunidades en el país.
Actualmente, estamos en búsqueda de un Técnico, tecnólogo, estudiante de últimos semestres o Profesional en áreas administrativas, contables o afines.
MISIÓN
Apoyar los procesos administrativos, contables, técnicos, logísticos y operativos; asegurando la oportunidad, calidad y confiabilidad de la información relacionada con el convenio brindando soporte necesario al equipo nacional y regional según regional asignada.
Experiencia especifica:
Mínimo 1 año de experiencia en:
• Gestionar los recursos de oficina, incluyendo la adquisición de suministros, la administración de inventarios y la supervisión del mantenimiento de equipos y herramientas.
• Planificación y la organización de reuniones, eventos y actividades.
• Facturación y Compras.
• Desarrollar y mantener documentación de procedimientos administrativos.
Experiencia Relacionadas:
Mínimo 6 meses de experiencia en:
• Redacción y edición de informes
• Gestión de múltiples tareas y prioridades
Funciones / Actividades del Cargo
1. Realizar el control y seguimiento técnico, administrativo y contable de los procesos propios del convenio teniendo en cuenta la información de reportes de gasto, presupuesto y legalizaciones de cuentas.
2. Apoyar el control y seguimiento administrativo de los procesos propios del proyecto con especial énfasis en los procesos de compras y/o proveedores.
3. Brindar apoyo operativo y administrativo al equipo de la regional asignada en todo lo que se requiera.
4. Apoyar la elaboración de los reportes semanales, mensuales y trimestrales solicitados por el programa.
5. Llevar el control y la correcta administración de los documentos físicos y digitales que se produzcan en cumplimiento a los objetivos del proyecto, haciendo el seguimiento para sus respectivas firmas y permitiendo que los procesos avancen con agilidad y pertinencia.
6. Mantener actualizada y organizada la información a su cargo.
7. Mantener los inventarios de los equipos tecnológicos, muebles, enseres, dotación y visibilidad al día según regional asignada.
8. Registrar de manera clara, oportuna y veraz los gastos y erogaciones cargadas al programa y que sean causadas por las oficinas, velando por su legalización en los tiempos previstos y cumpliendo con las normas y procedimientos estipulados por la Fundación.
9. Revisar todas las solicitudes de viajes, observando frecuencias y número de personas.
10. Verificar el detalle de los viáticos y los montos propuestos que sean los correctos registrándolos en el sistema para llevar el control de estos.
11. Llevar el control de todos los documentos que ingresan al programa relacionado con el Convenio, haciendo el seguimiento para sus respectivas firmas y asegurando que el proceso fluya de manera ágil y oportuna.
12. Mantener organizada y consolidada la documentación y/o soportes de las diferentes actividades desarrolladas según lineamientos dados por el programa.
13. Verificar que todos los documentos y soportes que se envían a las oficinas estén organizados y cumplan con los requisitos estipulados.
14. Realizar contacto telefónico con los titulares beneficiarios del convenio, con el propósito de verificar el estado final de las familias en cuanto a los mecanismos de protección a los que accedieron.
15. Realizar la verificación y cargue de información de las personas atendidas en el convenio en las plataformas establecidas por el convenio para tal fin.
16. Apoyar al área de monitoreo y seguimiento del proyecto desde el nivel nacional o desde las oficinas regionales, cuando aplique.
17. Apoyar la gestión documental del programa, cumpliendo los lineamientos establecidos por el área respectiva y/o programa.
18. Controlar y realizar el buen uso de los recursos asignados a la tarjeta PAYTM asignada.
19. Cumplir con los tiempos establecidos por la Organización para la legalización de recursos asignados a la tarjeta PAYTM según la regional asignada.
20. Elaborar y presentar informes periódicos de gestión y los requeridos por la Gerencia del Programa.
INDISPENSABLE / OBLIGATORIO:
Las personas que se postulen a esta convocatoria deben residir en las siguientes zonas del país:
Medellín, Turbo, Necoclí, Barranquilla, Cartagena, Bogotá (Sabana Norte), Riohacha, Maicao, Uribia, Santa Marta, Norte de Santander, Bucaramanga y Puerto Carreño.
TIPO DE CONTRATO: Laboral fijo
SALARIO: A convenir según la experiencia

Auxiliar, asistencial y otros

Universitaria

Contaduría

Economía

Ingeniería industrial

Administración de empresas

Ingeniería administrativa

2 años de experiencia

1 Vacante