El correo electrónico ya no solo es una herramienta de comunicación rápida, sino que se ha convertido en una especie de carga laboral para algunos empleados. Hay que aprender a gestionar los mensajes sin que se afecte el rendimiento y la productividad de tu trabajo.
Alexandra Arango, directora de Desarrollo de Competencias en Megared Consultores, aconseja por ejemplo, que después de un fin de semana, tú leas los e-mails pendientes desde los más antiguos hasta los más recientes, de forma selectiva, priorizando su atención por nombre del remitente, asunto y antigüedad.
“Destina momentos periódicos del día para ver tus correos y ajústate a ellos, siempre que no estés esperando un mensaje importante”, asegura.
Cada e-mail que requiera una acción inmediata no debe ser archivado: gestiona o reenvía.
Según el holandés Jeroen Sangers, consultor de productividad y especialista en GTD (Get Things Done), estos periodos no deberían tomar más de 12 minutos. Una vez alcanzado este tiempo, dice Sangers, suspende la revisión de tus correos y continúa con tus actividades laborales.
Camilo Jiménez Calderón, gerente de Información y Contenidos de Mistral Comunicaciones, agrega que definitivamente hay que darle la importancia que merece a cada correo. “Hay muchas herramientas que se pueden utilizar para que esta revisión no se convierta en una tortura diaria. Por ejemplo, hay carpetas donde se pueden direccionar los correos -se recomienda un máximo de 5 carpetas- que pueden catalogarse como ‘oficina’, ‘jefe’, ‘proveedor1’, ‘cliente3’, ‘personal’, etc.”.
Los e-mails atendidos deben ser archivados o borrados. Mantén tu bandeja de entrada vacía.
Finalmente, todos los correos que sean personales se deben leer en las tardes o en las noches, cuando ya se haya culminado con la jornada laboral.
¿Cuánto tiempo debes dedicar?
Revisar correos consume mucho tiempo y a veces distrae a las personas de su trabajo. “Por este motivo, si no hay una necesidad real de revisarlos, es aconsejable que cada hora se dediquen 5 minutos, máximo, a su revisión y gestión”, expresa Camilo Jiménez Calderón, gerente de Información y Contenidos de Mistral Comunicaciones.
Pablo Alejandro Alzate
Contenido@elempleo.com
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