Hace tres semanas, en Paipa ?Boyacá- una reconocida entidad financiera que tiene por política capacitar permanentemente a sus empleados, desde la cúpula hasta el cajero, programó una de sus tradicionales sesiones.
En la agenda figuraban temas que iban desde la calidad del servicio al cliente hasta estrategias de liderazgo y crecimiento personal.
Pero la sesión que tomó más tiempo y que ameritó el mayor número de dinámicas fue una que se tituló ?¿Cómo programar y desarrollar reuniones efectivas en el menor tiempo posible??.
El facilitador partió de una verdad irrefutable: en todas las organizaciones, públicas y privadas, pequeñas, medianas o grandes, los encuentros laborales son inevitables y necesarios porque en ellos se informa, se adoptan políticas, se explican principios y valores, se solucionan problemas, se sensibiliza, se motiva y se fijan prioridades.
Cuidar el tiempo
¿Qué tal que el jefe jamás se reuniera con su equipo? Difícilmente sería un buen líder, porque para serlo debe tener como atributo inspirar confianza y explicar cómo hacer las cosas. De modo que dedicarle espacio a los encuentros de trabajo es algo inherente a la dinámica de las organizaciones.
El problema viene cuando se abusa y se realizan indiscriminadamente reuniones, sustituyendo otras alternativas eficaces como el correo electrónico, la Intranet, las comunicaciones corporativas e incluso sistemas de mensajería instantánea.
Peor aún cuando los resultados son dudosos y se ha involucrado personal innecesariamente, que bien podría estar produciendo. Un ejercicio elemental indica que una reunión con 10 empleados durante dos horas, sin frutos claros, son 20 horas de desperdicio en un mundo donde el tiempo es un el recurso valioso.
Por eso hay quienes afirman que la ?reunionitis? es semejante a la peste negra porque en muchas compañías se ha propagado sin límites y control, contribuyendo a lo que Kenichi Ohmae llama ?la muerte súbita de las organizaciones?.
La cuestión, en consecuencia, no es suprimirlas sino convocarlas para lo estrictamente necesario y sacarles el mejor provecho. ¿La pregunta es cómo? Aunque no existe un formato único porque todo depende del propósito y de las necesidades de cada encuentro hay por lo menos ocho pautas para tener en cuenta:
1. Programarla con debida anticipación. Así las personas citadas pueden coordinar su agenda y organizar el tiempo sin provocar traumatismos. Hay empresas que diseñan un esquema de trabajo que puede ser semanal, quincenal, mensual o trimestral.
?Nosotros reunimos el equipo directivo cada tres meses, aunque todos los lunes evaluamos por correo las tareas acordadas?, dice Jaime Echavarría, presidente de Mecosoft.
2. Determinación de propósitos. Es indispensable generar el hábito de construir un contenido de la reunión, de tal forma que los miembros del equipo conozcan la temática, la preparen y tengan claro qué papel van a jugar durante ella.
Un pecado común de directivos y ejecutivos es asistir sin información alguna, porque quien la convoca no ha comunicado los propósitos. Desde luego, eso no se puede prever en los encuentros de urgencia.
3. Carta de navegación. Si bien en la convocatoria se deja en claro el objetivo es recomendable que al empezar el líder o vocero recuerde cuál es y qué puntos se van a abordar. Con este refuerzo se da un mensaje subliminal de que existe una agenda puntual que evita dispersiones.
4. Puntualidad. Las reuniones tienen que empezar a la hora citada si se quiere lograr efectividad en el...
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