· Ir directo al grano. Los mensajes deben ser breves e informales. Evitar las introducciones ceremoniosas, como "Muy señor mío... A través de la presente, me permito participarle de..."
· El e-mail es útil cuando se trata de enviar instrucciones o datos precisos. Cuando hay emociones fuertes de por medio, es más recomendable el teléfono o la comunicación cara a cara. Por lo mismo, si se está enojado o furioso es mejor abstenerse del e-mail. Los insultos por la red están completamente fuera de lugar.
· Los "emoticons" (símbolos iconográficos) sirven para reflejar estados de ánimo y se usan especialmente en mensajes personales. En comunicaciones estrictamente profesionales es preferible no usarlos. Los más conocidos son: Estos símbolos sirven para dotar de un contenido emocional una frase cuyo sentido puede ser ambiguo. Por ejemplo: si escribimos "estás loco" y lo acompañamos del signo ;-) se entiende que es un comentario amigable. En cambio, si se agrega :-I denota una reprimenda, una advertencia o crítica.
· Las cadenas de correspondencia deben eliminarse. Igualmente, las cartas dirigidas a varios destinatarios se reservan para cuando sea estrictamente necesario. Lo mismo respecto de los attachments (con archivos adjuntos), que a menudo exigen complejas maniobras para hacerlos compatibles con el sistema operativo del destinatario y son el vehículo ideal de los virus.
· Tener especial cuidado al momento de elegir la dirección electrónica personal. Sobre todo en ambientes profesionales, el e-mail puede derivar en sobrenombres. Por ejemplo: si alguien llamado Juan decide inscribirse como superjuan@... podría acabar siendo bautizado con ese apelativo, dando pie a bromas y burlas.
· El e-mail no reemplaza el contacto personal. Una amistad no se construye a partir de mensajes electrónicos. El e-mail sirve para actualizar la relación, no para sostenerla. Si un amigo vive lejos, el correo electrónico será útil para mantenerlo al tanto de las novedades, pero no podrá sustituir indefinidamente el encuentro cara a cara. En el mundo del trabajo, los temas más delicados -despidos, crisis, etc.- exigen el contacto personal.
· La mayoría de los sistemas operativos modernos permite el uso de "ñ" y acentos. Los problemas surgen cuando la comunicación se envía a través de un archivo adjunto y el remitente, por ejemplo, usó un PC y el destinatario abrió el mensaje en un Mac.
Fuente: Revista qué pasa. http://www.quepasa.cl
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