El día solo tiene 24 horas, 1.440 minutos y 8.640 segundos. Es suficiente tiempo para trabajar, estar con la familia, divertirse, ir al restaurante y, si se quiere hacer una siesta, recuperar energía y prender las turbinas para volar a la altura de crucero.
Un buen ejecutivo y cualquier persona no necesitan más tiempo para cumplir a cabalidad con sus cosas.
Además, este factor tan apreciado, no se puede alargar, ni privatizar, ni mucho menos negociar con las manecillas del reloj.
Así, que no hay otra alternativa que maximizarlo, darle el uso apropiado y dimensionar su realidad inmutable, la cual podríamos resumirla en un adagio popular: ?el tiempo perdido lo lloran los santos?.
¿Cómo aprovechar al máximo posible el tiempo? Los sicólogos tienen una fórmula que han alimentado con las experiencias en el campo de la administración: Planeación, Organización, Ejecución y Seguimiento (Poes).
El primer paso
Planeación no es otra cosa que la selecciones de misiones y objetivos, metas y sus elementos o medios de control.
Quien no tenga en claro este concepto andará a la deriva y es posible que llegue a la conclusión más desgarradora: terminó el día y no se hizo nada.
¿Cuántas veces sucede que los minutos y las horas y la sumatoria de todas las fracciones de tiempo parecen haber sido inútiles a pesar de sentir la sensación de una paliza en todo el cuerpo? La verdad es que la falta de planeación es una ladrona de tiempo.
En Colombia todavía es costumbre llegar a la oficina a ver qué es lo que hay que hacer hoy. No se tiene una agenda definida, no existe una programación de actividades, ni mucho menos unos objetivos claros.
Si eso es así, lo mínimo que va a suceder es desperdiciar tiempo valioso, irrecuperable. Se empezarán a hacer llamadas sin importancia para llenar el vacío, a dar giros por los pasillos o la cafetería y a hablar con el primero que se encuentre.
Como no se han fijado prioridades, ni categorizado actividades, es posible que se empiece por lo menos relevante.
Al final se hizo todo, menos lo que verdaderamente era importante y entonces aparecen las acumulaciones de trabajo y surgen las lamentaciones: ?no tengo tiempo ni para ir al baño?, se dice.
Organización
Planear no es suficiente y renecesita un paso inmediato que es la organización. Con unos objetivos definidos y un plan de actividades previamente concebido y conceptualizado, se jerarquizan responsabilidades y se asignan metas y objetivos.
Cada persona sabe, sin ambigüedades, lo que tiene que hacer y en qué periodo de tiempo. Por tanto, el gerente o el líder debió impartir unas ideas claras, precisas y concisas, que eviten la confusión y promuevan la proliferación de disculpas, tales como ?es que yo lo que entendí fue esto?, ?es que pensé que era para mañana?, y ?yo creí que así era mejor?.
Una buena organización requiere de la asignación específica y puntual de responsabilidades, definición de fechas de entrega, planes de contingencia y el diseño de una estructura sencilla y de fácil comprensión.
Cuando existe una organización apropiada, el tiempo rinde y los niveles de eficiencia y productividad aumentan.
Pero además, el equipo en todos sus niveles, siente que le ha sacado provecho al día, a la semana, al mes y al año, reduce los niveles de estrés y se siente más satisfecho con la corporación.
Ejecució...
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