De acuerdo con estadísticas de tráfico y comportamiento de navegación, uno de los servicios más utilizados en Internet es el correo electrónico. Las empresas tanto privadas como oficiales no son ajenas a esta realidad.
Sin embargo, debido a la importancia de interactuar constante y fluidamente con las diferentes audiencias de una empresa (empleados, proveedores, clientes, medios de comunicación) es recomendable seguir ciertas pautas o sugerencias para hacer del correo electrónico una mecanismo que potencie la productividad laboral.
Riesgos latentes
Hoy en día, las organizaciones deben ser conscientes que por medio de los mecanismos de comunicación electrónica, en muchos casos, la imagen empresarial puede verse afectada.
Un uso indebido de las cuentas de correo corporativas traería consecuencias negativas en términos de credibilidad y seriedad. En este punto entra a escena el concepto de Netiqueta.
Jhonatan Whelan, licenciado en matemáticas de University of Wales, Aberystwyth, y quien desde 1986 trabaja con tecnologías de la información, en su libro e-mail en el trabajo resalta la importancia de tener un criterio establecido para el uso del correo electrónico.
Para este autor no importa cuántos correos envíen las empresas a diario; con solo un mal mensaje se puede arruinar la percepción que se tiene de una compañía.
?Un e-mail externo es sinónimo de publicidad para las empresas, al igual que lo es un papel con membrete. Un buen mensaje transmite la sensación de profesionalismo. Un mensaje con errores, incongruencias o faltas ortográficas puede generar una impresión negativa. En casos extremos, por culpa de errores en correos masivos, muchas empresas han terminado en los juzgados?, puntualiza Whelan.
Debido a la rapidez y dinamismo con que se ha extendido el uso del e-mail como herramienta de trabajo, las personas no siempre pueden estar a la vanguardia en la correcta utilización de esta sistema.
La evolución tecnológica, en ciertos casos, no permite esperar a que se conozcan todas las ventajas y desventajas.
Sin embargo, las organizaciones pueden guiar a sus empleados por el camino más adecuado y brindarles pautas o recomendaciones generales para prevenir eventuales inconvenientes.
Regularmente existen programas o sesiones de capacitación organizacional sobre aspectos como seguridad industrial o salud ocupacional.
Incluso se han llegado a realizar jornadas de instrucción en competencias informáticas (Internet, procesadores de texto y hojas de cálculo, entre otros).
Aunque en estas charlas se exponen los aspectos técnicos para el manejo correcto de la herramientas, pocas veces se abordan a fondo las implicaciones corporativas que trae un uso indebido. Con los sistemas para administrar el correo electrónico se corre este riesgo.
Prevenir y educar son mejores que pagar
Si su empresa estructura, desarrolla y supervisa una política sobre el manejo correcto de e-mails, los empleados podrán tener los criterios necesarios a la hora de redactarlos, enviarlos y recibirlos, sobre todo cuando se trate de comunicaciones corporativas.
En este sentido es importante que todos los trabajadores de una organización conozcan la posición de la empresa con respecto al uso del correo electrónico, por lo menos en el ámbito y horario laborales.
A manera de ejemplo se pueden tener claras las respuestas a interrogantes como:
- ¿Se puede utilizar una cuenta corporativa para enviar un mensaje personal?
- Cuando se firma un ...
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